Digitoimiston proikkarina: päivä työelämästäni
Projektipäällikön tärkein tehtävä on varmistaa, että asiakkaalle luvatut työt tulee tehtyä sovitussa aikataulussa ja budjetissa. Käytännössä tämä vaatii lukuisia erilaisia kykyjä. On kuitenkin helppo löytää tietoa siitä, mitä kaikkea hyvä projektipäällikkö osaa. Sen sijaan ajattelinkin kertoa, mitä konkreettisesti proikkarina työskentely meillä Evermadella tarkoittaa ja mitä kaikkea projektipäällikkö tekee digitoimistossa.
Evermade on Vierityspalkin mukaan Suomen suurin WordPress-toimisto, eli meillä tehdään pääasiassa webbisaitteja. Projektien starttipalavereissa projektipäällikkönä kerron aina, että vastaan projektien resursoinnista, budjetinhallinnasta, aikataulutuksesta ja siitä, että projektit pysyvät sovitussa scopessa. Todellisuudessa me tehdään kuitenkin aika paljon muutakin, kuin tuijotellaan resursointiexceleitä tai tehdään budjettiraportteja.
No, mitäs me digitoimistojen proikkarit sitten oikeasti tehdään?
08:00
Aloittelen työpäivän vaihteeksi toimistolla koirani Hiilin kanssa. Koronasta huolimatta toimistolla on muutama muukin – onpa kiva nähdä tuttuja kasvoja! Koirani Hiilikin heiluttaa häntää ja on selvästi iloinen. Ensimmäiseksi aamulla luen sähköpostit, Slack-viestit, käyn läpi oman Trello-boardini ja priorisoin päivän tärkeimmät tehtävät. Mitä tänään pitää saada aikaan?
09:00-10:00
Päivän ensimmäinen palaveri on joka toinen viikko järjestettävä projektipäälliköiden palaveri, jossa toisinaan kehitetään olemassa olevia prosesseja ja toisinaan taas käydään työkuormaa ja resursointia yleisesti läpi. Tänään on viimeinen vastaava sessio ennen lomia, joten käymme läpi syksyllä jatkuvat projektit, resurssitilanteen ja sivuamme myös potentiaalisesti alkavia projekteja ja myyntiä. Meillä projektipäälliköt ja asiakasvastaavat ovat myös aktiivisesti mukana myynnissä.
10:00-11:00
Palaverin ja lounaan välissä työstän Asiakkaalle nro 1 ehdotusta toteuttamamme sivuston jatkokehityksestä. COVID-19 on vaikuttanut myös monien meidän asiakkaidemme liiketoimintaan ja olemme kehittäneet epidemian aikana uusia liiketoimintamalleja verkkoon. Kyseistä kehitysprojektia on hahmoteltu jo tovi yhdessä asiakkaan kanssa, mutta aikataulu ja hintalappu pitää vielä hyväksyttää. Ensimmäinen virallinen suunnittelupalaveri on kuitenkin jo kalenterissa. Yksi työn parhaista puolista on ehdottomasti se, että saa olla mukana konseptoimassa uutta.
11:00
Päivän tärkein hetki eli lounastauko.
11:30-12:00
Lounaan jälkeen tarkistan jälleen sähköpostin ja reagoin kiireisimpiin viesteihin. Pyrin lukemaan sähköpostini vain kolmesti päivässä, jotta koko päivä ei kuluisi vain reaktiivisten asioiden hoitamiseen.
12:00-12:30
Puolen tunnin mittainen statuspalaveri Asiakkaan nro 2 kanssa. Kehittämämme applikaation julkaisu on suunniteltu tapahtuvan lomien jälkeen ja keskustelemme sen ylläpitomallista sekä jatkokehityksestä. Vedän palaverin yksin, koska aihe on minulle tuttu, enkä koe järkeväksi kuluttaa muiden aikaa tähän. Oman järkevän ajankäytön lisäksi tärkeää on myös huomioida tiimiläisten ajankäyttö!
12:30-13:00
Toinen asiakaspuhelu heti perään. Asiakkaan nro 3 sivusto on julkaistu edellisellä viikolla ja käymme läpi asioita, joita sivustolle pitää vielä toteuttaa julkaisun jälkeen. Kuukauden mittainen takuuaika rullaa ja osa raportoiduista pyynnöistä tehdään veloituksetta. Mukana on kuitenkin myös muutospyyntöjä, jotka eivät kuulu alkuperäiseen projektin laajuuteen. Yksi proikkarin tärkeimmistä tehtävistä onkin tunnistaa mihin yksi projekti päättyy, ja mistä toinen alkaa.
13:00-13.15
Palaveriputki jatkuu käynnissä olevan projektin viikkopalaverilla. Asiakkaan nro 4 uusi sivustokokonaisuus ollaan julkaisemassa seuraavalla viikolla, ja käymme projektitiimin kanssa sisäisesti läpi projektin backlogin Trellosta ja Asiakkaan lähettämän testausraportin. Statuspalaveri kestää 15 minuuttia.
13:15-14:00
Työstän Asiakkaalle nro 5 projektisuunnitelmaa sivuston kehityksestä ja aikataulutan sekä resursoin projektin. Klassinen projektinhallinnan tehtävä!
14:00-16:00
Pidempi projektipalaveri Asiakkaan nro 6 kanssa. Palaverin aiheena on tulevan verkkokaupan määrittely ja sivuston rautalankojen läpikäynti, joten mukana tiimistämme on myös suunnittelija, kehittäjä ja teknologiajohtaja. Tässä vaiheessa projektin ensimmäiset onnistumiset alkavat näkyä – asiakas on tyytyväinen kokonaisuuteen ja pääsemme siirtymään ulkoasun suunnitteluun. Pienet voitot ovat tärkeitä!
Konseptointivaiheessa on tärkeää osallistaa mahdollisimman laajasti koko tiimiä, sillä suunnitteluvaiheessa lyödään usein lukkoon asioita, jotka määrittelevät myös kehitystyötä ja mittauksen suunnittelua. Suunnittelijamme on valmistellut palaverin agendan, joten oma roolini jää tällä kertaa pieneksi. Projektipäällikön on hyvä muistaa, että vastuuta tulee jakaa muiden tiimiläisten kanssa.
16:00-16:30
Päivän päätteeksi käyn vielä sähköpostit läpi, kirjaan päivän tunnit ylös, päivitän oman Trello-boardini, lähetän aiemmin päivällä työstämäni ehdotuksen asiakkaalle ja putsaan työpöydän. Viideltä myös Hiili heräilee pöydän alta päiväunilta, joten lähdemme kotia kohti.
Päivän saldo
- 1 Tarjous
- 1 Projektisuunnitelma
- 6 eri projektin työstöä
- 5 palaveria (4h 15min)
- X määrä sähköposteja
Ei työ tekemällä lopu
…vai loppuuko?
Projektiluontoisen työn myötä digitoimiston arki voi toisinaan olla todella hektistä, jolloin myös vapaa-ajan ja palautumisen merkitys korostuu. Projektipäällikön työ on pitkälti viestintää. Kommunikaatiota tapahtuu palavereiden merkeissä, puhelimitse, sähköpostitse ja Slackin välityksellä.
Jatkuva viestien välitys, informaatiotulva ja tietokoneen ruudun tuijottaminen vaatii myös veronsa. Välillä työpäivä päättyykin siihen, että havaitsee lukevansa samaa lausetta yhä uudelleen ja uudelleen. Mikäli työpäivän tunnit eivät riitä töiden tekemiseen, on töitä joko liikaa tai työnteko on tehotonta. Itse pyrin pääsääntöisesti kahdeksan tunnin mittaisiin työpäiviin, mutta poikkeuksiakin on.
Samalla proikkarin roolissa monipuoliset projektit ja tehtävien laajuus eivät jätä tilaa tylsistymiselle tai peukaloiden pyörittelylle. Projektipäällikön tehtävässä oma tietämys kasvaa jatkuvasti, kun suunnittelijat, kehittäjät, analyytikot ja muut kollegat ja kumppanit tuovat omaa tietämystään ja osaamistaan mukaan. Työnkuva myös kehittyy jatkuvasti – omalla kohdallani se johti asiakkuusjohtajan tehtäviin.
Itselleni parhaana vastapainona työlle toimii luonto ja kestävyysurheilu. Metsässä seikkailu ja pitkät, hitaat juoksulenkit vievät ajatukseni tehokkaasti pois internetistä. Jos on töissä digitoimistossa, helpoin tapa rentoutua ja olla tekemättä liikaa töitä on mennä sinne, missä ei ole verkkoa ollenkaan.
