Miten projektien onnistumista mitataan?
Tässä kaksiosaisessa blogissa kerron projektien onnistumisesta. Lähestyn asiaa ensin onnistumisen määrittelyllä ja sen jälkeen avaan muutamia konkreettisia tapoja, joilla projektien – erityisesti verkkosivustoprojektien – onnistumista voi mitata.
Tavoitteet ja syyt uudistukselle
Tavoitteista ja suunnitelmista keskusteleminen on erittäin tärkeää projektin onnistumisen kannalta. Projektille tulisi olla aina tavoite tai useampia, eli jonkinlainen punainen lanka. Parhaimmillaan tilaajalla on muutama selkeä tarve ja syy uudistukselle, joista voidaan yhdessä toimittajan kanssa muodostaa projektille suunnitelma.
Aivan projektin alussa kannattaa siis kysyä itseltään: “miksi sivustoa ollaan uusimassa?” Vastauksista saadaan muutama kantava teema, joiden pohjalta päästään etenemään. Yleisiä syitä uudistaa verkkosivusto ovat esimerkiksi brändiuudistus, haasteet sisällöntuotannossa, vanhentunut tekninen pohja tai kulahtanut visuaalinen ilme.
Jos sivuston uusimisen tärkeät teemat olisivat vaikka rakentaa tietoturvallisempi järjestelmä ja luoda visuaalisesti uskottava ja helposti hallittava liidisivusto, voidaan nämä tavoitteet pitää vahvasti mielessä jokaisessa projektin työvaiheessa. Visuaalisuuden tulee olla sykähdyttävää, teknisesti kiinnitetään huomioita mahdollisten rajapintojen salaamiseen ja editorikokemuksen tulee olla helppo. Karsitaan sitten vähän muusta, jos on tarvis.
Avoin keskustelu on avain pitkään ja sujuvaan asiakassuhteeseen. Jo ensimmäisestä projektista tai jopa tarjouspyynnöstä alkaen on hyvä tuoda ilmi pidemmän aikavälin tavoitteita. “Pyydämme tarjousta sivuston uudistamisesta ensi vuoden Q2:sen aikana ja vuoden 2026 alussa uudistamme myös verkkokauppamme” antaa jo erittäin tärkeää infoa tarjouspyyntövaiheessa tulevasta. Parhaassa tapauksessa ratkaisut ensimmäisessä projektissa tuovat säästöjä seuraavaa projektia ajatellen.
Projektin budjetti ja aikataulu
Budjetin ylittyminen ei aina tarkoita projektin epäonnistumista. Joskus lähtötilanne budjetin suhteen on jo kättelyssä alakanttiin, minkä johdosta pyydetyt tarjoukset kategorisesti ylittävät budjetin. Tämä tilanne ei toki ole niin paha kuin se, että projektin puolessa välissä tulee uusi työarvio, jonka mukaan budjetti on menossa pahasti pakkaselle ja valmista sivustoa ei voi ilman lisärahaa toteuttaa. Tässä jälkimmäisessä tapauksessa jokin on mennyt pahasti pieleen projektinhallinnan näkökulmasta. Jos budjetin ylittyminen lopulta johtaa siihen, että projekti ei valmistu eikä siitä saatuja hyötyjä päästä lainkaan mittaamaan, on selvää, että positiivista tulosta ei synny.
Budjetin ylittyessä ja projektin valmistuessa tulisi puntaroida projektin tuomia hyötyjä. Jos verkkokauppaprojekti laajentui tai monimutkaistui uusien toiminnallisuuksien kautta, mutta odotettavissa oleva liikevaihdon kasvu on merkittävä, niin ROI kyllä kääntyy ajan saatossa parempaan ja ehkä jopa yllättää positiivisesti.
Toinen selkeä mitattavissa oleva kokonaisuus on aika eli projektin aikataulu. Yleensä asioille pitää antaa jotkin aikamääreet tai vähintäänkin pitää olla yhteinen käsitys tiettyjen toimintojen kestosta. Tavoitteellisuus aikatauluissa auttaa priorisointia ja tehtävistä suoriutumista.
Jossain tilanteissa aikataulu on myös rasite, sillä kiire voi tappaa luovuuden. Suunnittelija tai strategi tarvitsee usein aikaa, että voi päästä haluttuun lopputulokseen. Sivustoprojektin luovemmissa vaiheissa myös asiakasta tarvitaan usein osallistumaan erilaisiin haastatteluihin ja workshopeihin, ja nämä siirtyvät helposti seuraavalle viikolle päivittäisten kiireiden keskellä. Jos budjetin kiristyessä voidaan ottaa pois joitain toimintoja toteutuksesta, pitäisikö ajan säästämiseksi myös ohittaa joitain konseptoinnin työvaiheita ja mennä eteenpäin puolisokeana? Mistä oikeasti kannattaa säästää?
Valitettavan usein linjaukset aikataulujen suhteen tulevat henkilöiltä, jotka eivät itse ole projektissa mukana. Toisaalta lähes yhtä usein valmistumisen aikataulu on kriittinen erilaisten kampanjoiden ja sidosryhmien vuoksi ja siirtymisellä voi olla suuriakin taloudellisia menetyksiä. Projekti voi siis aikataulun ylittyessä olla ihan yhtä onnistunut kuin sen alittuessakin – tai sitten totaalinen epäonnistuminen.
Onnistumisen mittarit
Projektilla tulisi aina olla muitakin tavoitteita kuin aikataulussa ja budjetissa pysyminen. Vaikka edellä mainitut täyttyisivät, ei projekti voi olla kovin onnistunut, jos lopputuloksen toimivuudesta ei ole tuntumaa. Pääosin sivustoprojektin mitattavat hyödyt eivät konkretisoidu varsinaisen projektin aikana. Uuden sivuston julkaisussa tavoitteiden täyttyminen selviää usein vasta ajan kanssa, kun dataa ja palautteita sivuston käytöstä ehtii kertyä.
Mikäli sivustouudistuksella vastataan todelliseen tarpeeseen ja asiakas saa sitä mitä on halunnut, voi projektin katsoa onnistuneen. Toisaalta ei pidä tuudittautua pelkkään fiilikseen vaan rohkeasti pyrkiä määrittelemään mitattavia tavoitteita, vaikka projektin aikana ei niitä kaikkia pystyisi vielä mittaamalla todentamaan. Järkevät tavoitteet ohjaavat projektin suunnittelua ja jatkokehitystä.
Jos sivuston tavoitteena ei ole selkeitä konversioita kuten myyntiä tai liidien hankintaa, niin sivuston orgaaninen kävijämäärien kasvu ja tarkemmin brandäämättömän liikenteen kasvu on hyvä mittari. Lisäksi kävijöiden sitoutuneisuuden “engagement” kasvattaminen on hyvä mittari. Nämä mittarit ohjaavat sivustouudistuksessa keskittymään sivuston sisältörakenteisiin ja navigoitavuuden kehittämiseen. Sisällöillä itsessään on näissä erittäin suuri merkitys.
Luonnollisesti liidien konvertoitumisprosentti tai ostoskorin konversiot ovat erinomaisia mittareita sivustouudistuksessa. Tällöin tiedetään keskittyä näiden osa-aluiden hiomiseen. Verkkokaupoissa erityisesti keskiostoksen kasvattaminen pakottaa tilaajan miettimään tuotteidensa ristiinmyyntipotentiaalia ja toimittajan luomaan paikkoja tehdä tuotepromootioita.
Onnistunut projekti luo organisaatiolle arvoa
Onnistumisen määrittelyssä on tärkeää nähdä kokonaisuus. Projektin ei aina tarvitse olla täydellinen yksittäisten toimintojen suhteen – tärkeintä on se, kuinka lopputulos tukee asiakasorganisaation tavoitteita pitkällä aikavälillä.
Onnistunut projekti on sellainen, joka täyttää sille asetetut tavoitteet ja luo organisaatiolle arvoa. Jokaisen projektin tulisi jättää tilaajalle ja tekijöille tunne, että tulokset todella palvelevat tarkoitustaan. Tähän päästään avoimella viestinnällä, palautteen antamisella, joustavalla suunnittelulla ja käytännönläheisellä toteutuksella.
Seuraavassa osassa sukellan syvemmälle projektien budjetointiin ja aikatauluttamiseen.
Katso alta tallenne projektinhallinnan webinaaristamme! Katsoaksesi tallenteen tulee sinun hyväksyä evästeet.
Jere Härkönen on projektihallinnan, digitaalisten ympäristöjen määrittelyn ja verkkosivustojen asiantuntija. Jere viestii sivustoprojekteissa projektitiimin ja asiakkaan sidosryhmien välillä auttaen asiakasta työskentelemään tavoitteiden saavuttamiseksi.
Jerellä on yli viiden vuoden kokemus työskentelystä markkinointi-ja viestintäteknologioiden parissa SaaS-ratkaisuista verkkosivusto- ja verkkokauppatoteutuksiin. Aiemmin Jere on työskennellyt myynniin ja teknisen asiakasvastaavan tehtävissä.
