Projektipäällikön päivä Evermadella
“Kuinka monta projektipäällikköä tarvitaan vaihtamaan hehkulamppu?
Ei yhtään, heillä on tiimi sitä varten.”
Projektipäälliköiden työ on monenkirjavaa ja he ovat tittelinsä mukaan vastuussa projektien vetämisestä. Työnkuva kuitenkin saattaa olla monelle aika utuinen, eikä kaikilla ole hyvää käsitystä siitä, mitä kaikkea projektipäälliköt tekevät. Aiemmassa vitsissä on totuuttakin mukana, sillä eihän projektipäällikkö useinkaan tee konkreettista verkkosivustojen suunnittelu- tai kehittämistyötä. Tämän vuoksi ammattiryhmästä joskus vitsaillaankin, eikä projektipäälliköiden arvoa projektissa ei nähdä kovin selkeästi. Fakta on kuitenkin se, että suurin osa projekteista tarvitsee projektipäällikön hoitamaan isoa kuvaa, jolloin asiantuntijoille jää tilaa ja aikaa toteuttaa omia töitään.
Mitä projektipäällikön työpäivä pitää yleensä sisällään? Tässä blogikirjoituksessa seurataan Evermaden projektipäällikön Sakarin työpäivää.
“Olen ollut Evermadella nyt 6 kuukautta. Ennen Evermadea olin asiakkuuspäällikön roolissa emoyhtiöllämme Liana Technologiesilla. Tämänhetkiseen asiakasportfoliooni kuuluu muutamien uudistusprojektien lisäksi jatkuvan kehityksen asiakkuuksia, joten työtehtävien ja -päivien välillä on mukavaa vaihtelua. Molemmissa asiakkuusmalleissa on omat hyvät puolensa.”
Päivä käyntiin
Aamu lähtee käyntiin sillä, että lähes heti heräämisen jälkeen avaan Slackin ja sähköpostin. Tarkistan, onko edellisen työpäivän päättymisen ja aamun välissä ehtinyt tulla jotain akuuttia ilmoille. Tämän jälkeen kertaan päivän agendan ja mietin, mitä minun pitää saada kyseisen päivän aikana edistettyä. To do -listaan mahtuu yleensä 2–5 asiaa tai asiakokonaisuutta, mikä jättää myös tilaa kaikelle päivän mittaan tulevalle adhoc-tekemiselle. Kun nämä on saatu tarkistettua, voi omat aamutoimet alkaa ja hyvän aamupuuron siivittämänä jaksaakin ottaa reippaan jalkapatikan kohti toimistoa. Työmatkaa Lönnrotinkadulle kertyy huimat 1,5 kilometriä. Google Maps kertoo matkan kestävän kävellen 22 minuuttia, mutta itse olen kovimmissa aamupöhinöissä taivaltanut matkan 11 minuuttiin ilman ainuttakaan juoksuaskelta. Uskomatonta, eikö.
Toimistolle saapuessa ensimmäiseksi on saatava kuppi kahvia. Kun on kuppi kuumaa kädessä, voi alkaa viestittelemään tuoreilla aivoilla Slackin projektikanavilla. Normaali työpäivä sisältää pari asiakastapaamista, ehkä yhden sisäisen tapaamisen ja lisäksi tulevien töiden suunnittelua tai fasilitoimista. Evermaden projektipäälliköiden asiakassalkkuun mahtuu käynnissä olevia projekteja, mutta myös päättyneitä, jatkuvan kehityksen malliin siirtyneitä asiakkuuksia. Nämä kaksi eroavat käytäntöjen puolesta toisistaan melko lailla – uudistusprojektit ovat jaettavissa tiettyihin vaiheisiin elinkaarensa mukaan, kun taas jatkuva kehittäminen on tietylle ajanjaksolle asiakkaan kanssa yhdessä määriteltyä työtä ja kehittämisen vaiheistaminen ei ole yhtä yksiselitteistä.
Ennen lounasta pyrin pitämään tapaamismäärän maltillisena, sillä aamu on tehokasta aikaa koordinoida projekteja sisäisesti ja ulkoisesti. Katson erinäisten projektien edistymistilannetta työtehtävien osalta, mutta arvioin myös, miten jäljellä olevat tunnit riittävät loppuprojekteille. Tämä on myös hyvää aikaa valmistautua tuleviin tapaamisiin sisältäen materiaalin valmistelun ja tiimin kanssa keskustelun tapaamisen agendasta.
Touhukkaan aamupäivän jälkeen voikin hiippailla työpisteeltä 20 metriä etelään oman eväsboksin luokse. Itselläni ei ole lounastaminen ulkona ikinä iskostunut tavaksi, josta saankin tasaisesti kuulla työkavereilta, kun lämmitän omaa “polttoaine, ei nautinto” -kuvaukseen sopivaa ruokaa mikrossa. Kun on ravinnut sielun ja ruumiin, on hyvä siirtyä iltapäivän tehtävien pariin.
Iltapäivä
Iltapäivä kuluu usein asiakastyön parissa. Tähän käsitteeseen sisältyy tapaamisia asiakkaiden kanssa, mutta myös omatoimista suunnittelua ja selvittelyä tulevista töistä. Hyvä flow asiakkuuksien kanssa on asia, jonka ylläpitämiseen täytyy käyttää aikaa. Usein asiakkaat kertovat Slackin tai sähköpostin kautta tiimillemme, mitä he haluavat seuraavaksi edistää ja näiden töiden suunnittelu ja koordinointi on tärkeää.
Projektipäällikkönä olen vastuussa siitä, että tiimin asiantuntijoiden resursointi on ajan tasalla ja asiantuntijoilla on tarpeeksi tietämystä toteutettavasta työstä. Mikäli siis asiakas haluaa jonkin asian tehdyksi esimerkiksi syyskuun aikana, tulee minun huolehtia, että työlle dedikoitu tekijä on myös resurssien puolesta käytettävissä silloin ja ettei tekijällä ole epäselvyyksiä tehtävän suhteen. Näin saamme annettua myös asiakkaalle suuntaviivat siihen, milloin työ voidaan aloittaa ja milloin se valmistuu. Samalla kun resursointia katsotaan ajantasaiseksi, täytyy huolehtia, että tiimin laskutusennusteet ovat resursoinnin mukaiset. Toisin sanoen, mikäli työtilausten osalta tulee muutoksia, täytyy niiden myös näkyä talouden ennusteissa, jotta koko tiimillä olisi kokonaisuudessaan on realistiset näkymät tulevasta. Asiakastyöhön oleellisesti sisältyy myös asiakastapaamiset, joista muutama sana seuraavaksi.
Tapaamiset
Asiakastapaamisissa projektin aikana katsotaan käynnissä olevan vaiheen edistymistä, mitä olemme tehneet sitten viime näkemän ja mitä tulemme tekemään seuraavaan tapaamiseen saakka. Tapaamisissa keskustellaan avoimesti siitä, miltä meidän työmme asiakkaan mielestä näyttää ja tulisiko joitakin asioita toteuttaa eri tavoin. Esimerkiksi suunnitteluvaiheessa asiakastapaamiseen on valmisteltu uusia layouteja, joita päästään puimaan yhdessä. Hyväksyttyjen layoutien pohjalta tehdään teknistä toteutusta varten tarvittavat taskit, joita devaajamme työstävät eteenpäin. Tässä vaiheessa asiakastapaamisissa käydään läpi jo rakennettuja osia sivustolla ja keskustellaan eri toteutustavoista.
Projektipäällikön tärkein tehtävä on luoda asiakkaiden ja Evermaden asiantuntijoiden välille yhteinen tila, jossa voidaan keskustella, haastaa ja ymmärtää toista. Usein tapaamisissa nouseekin ilmoille pieniä tai suuria muutostarpeita, joihin asiantuntijamme osaavat palaverin tuoman ymmärryksen johdosta reagoida. Tapaamisen konkreettisin panostus saattaa projektipäällikölle olla muistion kirjoittaminen, jotta käsitellyt asiat pysyvät tallessa ja niistä pystytään kommunikoimaan eteenpäin sisäisesti ja ulkoisesti.
Sisäisissä tapaamisissa katsotaan tiimin kanssa, mitä seuraavaksi edistetään. Mikäli projektissa on jotakin epäselvää, ensisijaisesti projektipäällikön tehtävä on tuoda se ilmi asiakkaalle, mutta myös koko tiimi on vastuussa viestinnästä asiakkaan suuntaan. Erityistä teknisyyttä vaativissa asioissa itse koen että on usein myös tehokasta poistaa välistä mahdollinen rikkinäinen puhelin ja antaa meidän ja asiakkaan asiantuntijoiden viestiä epäselvyyksistä keskenään.
Projektin kulkua seurataan meillä projektinhallintatyökalussa Favrossa. Favrossa on eriteltynä kaikki työtehtävät, mitä projekti pitää sisällään niin suunnittelun, teknisen toteutuksen, testauksen kuin projektinhallinnankin osalta. Favroon pääsee myös asiakas, jolloin projektin tilanne on selkeä kaikille osapuolille. Projektinhallintatyökalu on hyvä väline kokonaisuuden hahmottamiseen, mutta jokainen projekti tarvitsee lisäksi aktiivista kommunikointia tiimiläisten välillä. Onko pullonkauloja? Venyykö arvioitu työmäärä? Jos venyy, niin mikä siihen ratkaisuksi?
Yleensä tapaamisista syntyy selviteltäviä tai tehtävälistaa kartuttavia asioita, joita pyrin hoitamaan mahdollisimman nopeasti tapaamisten jälkeen. Tärkeintä on kommunikoida asiakkaalle, mikäli en voi palata heti tapaamisessa nousseisiin asioihin. Asiakkaalle tulee kertoa, mitä tehdään ja milloin, milloin voimme palata heränneisiin kysymyksiin tai tarvitaanko asiakkaalta jotakin lisätietoja.
Työpäivän lopettaminen
Kalenteristani harvoin löytyy tapaamisia kello 16 jälkeen, ja siksi iltapäivän loppu on otollista aikaa hoitaa kuntoon päivän aikana esiin nousseet asiat. Mikäli niitä ei voi hoitaa loppuun saman päivän aikana, pitää ne aikatauluttaa seuraaville päiville. Tehtävien aikatauluttaminen kalenteriin vähentää sekavuutta ja tuo mielenrauhaa, eikä nukkumaan mennessä tarvitse havahtua siihen, että jotakin on jäänyt hoitamatta.
Projektipäälliköiden päivät koostuvat pitkälti aiemmin suunnitelluista asioista, mutta joka päivä tulee pöydälle myös joitakin adhoc-juttuja. Usein työpäivän jälkeen on hyvin aikaansaanut olo, joskus taas olo on kuormittunut kaikesta informaatiotulvasta. Projektipäälliköinti onkin sesonkiluonteista ja työpäivät vaihtelevat käynnissä olevien projektien tilasta riippuen. Työpäivät voivat vaihdella aina myynnistä nykytilanteen katselmointiin ja päivän aikana tulee kommunikoitua paljon eri kanavissa niin asiakkaiden, kuin omien tiimiläisten kanssa.
Työpäivän jälkeen
Sujuva arki on tärkeä tekijä oman hyvinvoinnin kannalta. Arjessa täytyy olla rutiineja, jotka vähentävät hektisyyttä ja ennakoimattomuutta vapaa-ajalla. Vapaa-aikaani kuuluu olennaisesti urheilu ja suuntaankin Etu-Töölön nopeimman jalkaparin avulla töistä suoraan salille. Uutena tuttavuutena elämään on tullut crossfit. Se tarjoaa lajina ulospääsyn työjutuista; on hankalaa miettiä mitään muuta kuin silkkaa eloonjäämistä intensiivisten treenien keskellä. Salin jälkeen on hyvä siirtyä kotiin syömään, rentoutumaan sohvan nurkkaan ja katsomaan jotain hyvää sarjaa. Tällä hetkellä olen koukussa Yellowstone-sarjaan, jota tulee nautiskeltua muutama jakso aivotoiminnan nollaamiseksi. Arjen yksittäisenä tärkeimpänä asiana pidän kuitenkin urheilua ja aktiivisuutta, joilla on suurin vaikutus omaan jaksamiseen ja hyvinvointiin.
Tärkeimmät asiat proikkarin työssä onnistumiseen:
- Pidä to do -listaa ja priorisoi työtehtävät.
- Viesti mieluummin enemmän kuin vähemmän, mutta muista pitää punainen lanka näkyvissä.
- Ota tilanteet haltuun! Nosta askarruttavat asiat esille – älä mieti itseksesi vaan kysy ja kommunikoi.
